La signature numérique par envoi unitaire offre aux entreprises et aux particuliers plus d'efficacité et une réduction des coûts dans tous types de processus numériques et administratifs. En utilisant la signature électronique des documents, les entreprises et les individus peuvent bénéficier d'une amélioration de l'efficacité et de la productivité, et de ce fait économiser temps et argent. Découvrez comment cela fonctionne et ce qu'il faut pour mettre en place une signature numérique.
Quels sont les bénéfices de la signature numérique ?
La signature numérique par envoi unitaire offre aux entreprises et aux particuliers plus d'efficacité et une réduction des coûts dans tous types de processus numériques et administratifs. Grâce à elle, les entreprises et les individus peuvent réduire leurs dépenses et leurs taxes en travaillant à distance. En outre, elle améliore la sécurité des données en permettant de libérer des documents ultra-rapides, sans stockage physique ni frais postaux. Il est aussi possible d'augmenter la productivité grâce à des flux de travail plus efficaces et plus sûrs.
Gain de temps
Le temps est un facteur très important pour une entreprise et un individu. La signature numérique permet d'économiser du temps, ainsi que l'argent qui est inclus. Grâce à cette signature, les processus de signature et de validation sont bien plus rapides. Les processus peuvent être effectués à distance et seront rapides, ce qui épargne aux entreprises et aux individus des déplacements coûteux et des longs processus d'impression et de vérification.
Réduction des coûts
La signature numérique est beaucoup moins chère que le papier. Les signatures peuvent être effectuées de manière sécurisée et à distance, ce qui élimine le besoin de papier, d'enveloppes et de timbres, ce qui donne le bénéfice d'une baisse des coûts. En outre, elle offre aux entreprises une plus grande flexibilité pour développer leurs processus, ce qui permet d'économiser temps et argent.
Amélioration de la sécurité
La signature numérique offre une sécurité supplémentaire en ce qui concerne l'identification et l'accès aux documents sensibles. Les systèmes de signature numérique peuvent être personnalisés pour offrir le niveau de sécurité nécessaire pour chaque document, en utilisant des mots de passe, des certificats numériques, etc. De plus, elle permet la mise en place de systèmes de gestion des droits numériques tels que les contrôles d'accès et les mécanismes d'audit.
Augmentation de la productivité
En utilisant des flux de travail mieux structurés, temps et argent peuvent être économisés. Les processus peuvent être effectués à distance et temps réel, ce qui permet un accès au contenu en temps réel et la possibilité de donner des instructions et des retours dans un délai beaucoup plus court. Ainsi, la signature numérique permet aux entreprises et aux individus d'être plus productifs et de s'adapter plus facilement aux nouveaux signataires et aux processus.
Étapes pour mettre en place la signature numérique
Les étapes à suivre pour s'équiper
Pour mettre en place la signature numérique, il faut s'équiper en premier lieu des outils et logiciels nécessaires. Certains logiciels couvrent une gamme complète de fonctions pour contextualiser et gérer la signature numérique. Un autre outil dont vous aurez probablement besoin est un fournisseur de signature de documents, tel qu'un service d'archivage sécurisé ou un logiciel pour scan et traiter les documents physiques, ou autre encore. Une fois les outils choisis et installés, il faudra ensuite configurer et intégrer les systèmes selon leurs spécificités.
Mise en place et gestion de la signature numérique
Une fois l'équipement en place, la signature numérique devra être réglée pour être déployée. Certains services offrent des procédures automatiques qui aident à définir les flux de travail de signature. Le réglage de la signature numérique peut prendre un certain temps, mais il est important de veiller à ce que les comptes et contrôles d'accès soient configurés correctement et que le système soit prêt à fonctionner. Une fois les réglages effectués, le logiciel sera prêt à être utilisé dans les processus de signature.
Outils et services à utiliser pour gérer la signature numérique
Logiciels et applications
Les logiciels et applications permettent de déployer une signature numérique en peu de temps. Ces logiciels gèrent les flux de travail, l'accès des signataires et les documents qui sont envoyés et cosignés. Ils fournissent des outils pour capturer et signer des documents, ainsi que des fonctions pour suivre l'activité et les résultats des processus de signature numérique.
Services cloud et hébergement
Les services cloud et l'hébergement permettent à l'utilisateur d'accéder aux processus et documents des signatures numériques à distance. Ces services offrent généralement des systèmes pour sauvegarder et stocker des signatures numériques, ainsi que des flux de travail et des applications en ligne conçus pour aider à l'élaboration et à la gestion de processus de signature plus complexes. Ces services peuvent être facilement intégrés à des systèmes tiers pour une meilleure gestion.
API et intégrations
De nombreux logiciels de signature numérique offrent des Api et des intégrations à d'autres systèmes tiers. Ces intégrations permettent à l'utilisateur d'interfacer d'autres applications, logiciels et plateformes pour mieux gérer les processus de signature. De plus, ces intégrations offrent le bénéfice supplémentaire d'un accès en temps réel aux processus et documents de signature, permettant par exemple de créer des notifications et rappels lorsque des signatures spécifiques sont requises.